Im Alltag Zeit und Geld sparen mit einer gut organisierten Instandhaltung
Vier Wege für öffentliche Versorger und Gemeindeverwaltungen, viel einfacher einen richtig guten Job zu machen – mit einer guten Software.
Ob für Wasser, Elektrizität, Gas, Fernwärme, Tiefbau oder Liegenschaften: um Bürgerinnen und Bürger zuverlässig und qualitativ zu versorgen, führen Versorgungsunternehmen und Gemeinden bzw. Städte viele verschiedene Wartungsaufgaben durch. Techniker oder Monteure kontrollieren Sicherheit und Funktionieren der Anlagen, Gebäude oder Grünanlagen im Feld, lesen Daten ab oder melden Probleme. Leitende Mitarbeitende prüfen die Angaben und dokumentieren Arbeiten. Das Gros der Zeit für den Unterhalt wenden Versorger meist im Feld auf. Dabei klagen viele über weniger Personal oder häufige Wechsel, knappere Mittel und ständig anspruchsvoller werdende Regulierungen. Wie lässt sich die Instandhaltung also effizienter organisieren – damit mehr Zeit bleibt für wichtige Arbeiten und weniger für Bürokratie aufgewendet werden muss?
Hier sind unsere vier Ratschläge, basierend auf unserer Erfahrung mit 150 Kundenprojekten – oder möchten Sie direkt anschauen, wie wir Ihnen helfen, Zeit und Geld zu sparen? Jetzt unverbindlich Präsentation vereinbaren!
1. Unnötige und lästige Arbeiten und Fahrten im Alltag vermeiden
Viele Versorgungsunternehmen arbeiten mit ihrem GIS, eigens erstellten Excel-Listen und Papier für die Mitarbeitenden im Feld. Dieses Vorgehen frisst Zeit und Nerven: für das Übertragen von Angaben von einem ins andere, für das Vorbereiten von Papierlisten und Zusammenstellen von Ordnern, wenn im Feld die Informationen fehlen, wenn doppelte Fahrten notwendig sind. Oder wenn schlicht etwas vergessen wurde, was bei allen Menschen hin und wieder vorkommt.
Aber auch ein kompliziertes Tool für den Unterhalt kann den Alltag zusätzlich erschweren – vor allem wenn Monteure und Techniker draussen im Feld damit nicht gut und gerne arbeiten. Denn werden die Daten nicht oder nicht vollständig dokumentiert, stehen Versorger oder Gemeinden doch wieder vor der gleichen Herausforderung, als hätten sie noch Papierlisten.
Mit Inventsys und unserer höchst intuitiven mobilen App haben alle Mitarbeitenden im Feld und im Büro immer alle Informationen, Daten und Aufgaben parat und Sie verhindern unnötige Arbeiten oder Extra-Fahrten.
Ein mittleres Versorgungsunternehmen, das die Wartung von Wasser- und Strom-Anlagen mit Inventsys organisiert, spart laut Schätzungen unserer Kunden 10 bis 20 Arbeitsstunden pro Woche ein im Vergleich zur Nutzung von Excel und Papier vorher. Hinzu kommt ein hoher vierstelliger Betrag durch weniger Papier und weniger Fahrten pro Jahr.
2. Vorausplanen und aufwändige teure Reparaturen verhindern
Indem Sie Ihre Infrastruktur regelmässig warten, können Sie verhindern, dass etwas vorzeitig kaputt geht – das spart teils hohe einmalige Kosten und Aufwand, denn Reparaturen fressen auch immer Ressourcen der Mitarbeitenden, die eigentlich anderswo benötigt werden. Es versteht sich von selbst, dass Sie so ebenfalls Sicherheit und Qualität steigern.
Indem Sie nicht nur die kommenden Monate vorausplanen, sondern den Zustand Ihrer Anlagenlangfristig einschätzen, können Sie zudem vorausschauen, wann bestimmte Reparaturen notwendig sindund mit Ihrer Gemeinde schauen, dass Mittel und Kapazitäten rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden.
Die Basis für eine langfristig Planung ist eine transparente Übersicht über den Status all Ihrer Anlagen und Objekte. Um diese zu bekommen, müssen Mitarbeitende im Feld ihre Aufgaben kontinuierlich dokumentieren. Das gelingt nur mit einer intuitiv zu bedienenden Software, die nicht nur im Büro verwendet, sondern von allen Mitarbeitenden gerne benutzt wird.
Bei Inventsys ist das Kundenfeedback eindeutig: Die klare und einfache Darstellung erleichtert den Versorgern vom Büro bis ins Feld den Alltag. Ausserdem braucht es keine lange Einarbeitung, bis man sich in unserer Instandhaltungssoftware zurechtfindet: Dank intuitiver Darstellung ist die Nutzung innert kürzester Zeit ein Kinderspiel, auch ohne IT-Vorkenntnisse. Dashboards, unsere «Drag & Drop»-Planungsansicht und Auswertungen erleichtern am PC die Übersicht und die Planung.So können Sie auch gegenüber Ihrer Gemeinde klar zeigen, was Sie in Zukunft benötigen.
3. Regulierungen effizient einhalten und dokumentieren
Viele öffentliche Wartungsaufgaben sind durch Gesetze, Verordnungen oder Verbandsregelwerke vorgeschrieben, um Qualität und Sicherheit für Bevölkerung und Wirtschaft zu gewährleisten – wobei es tendenziell immer mehr Anforderungen werden, die Versorger zu erfüllen haben.
Eine gute Software integriert diese Regeln und setzt sie so um, dass Ihre Leute im Feld einfach Checklisten abhaken können. Wir bieten Ihnen alle Vorgaben zur Qualitätssicherung (QS) gemäss Richtlinie W12, vom SVGW zertifiziert, inklusive Lizenz für Sie. Auch das Regelwerk des DVGW und andere deutsche gesetzliche Vorgaben lassen sich in unserer Software einfach umsetzen.
Inventsys ist sogar noch einen Schritt weitergegangen: wir haben abstrakte Regeln so heruntergebrochen, dass Sie erstmals einfach im Alltag anzuwenden sind und damit erstmals Standards für eine Branche geschaffen. In der Schweiz haben wir gemeinsam mit electrosuisse und der EW Sirnach AG Checklisten erarbeitet und in die Software eingebaut, die unzählige gesetzliche Vorgaben der Stromversorgung abbilden (Starkstromverordnung, NEV, NIV, ESTI 244, SN EN 61439, SN G 483755, SN EN 60422, SN EN 60475, VSE 1104 etc.).
Mit dieser Unterstützung werden das Zusammensuchen, Anwenden und Aktualisieren der Regulierungen für Ihre Organisation und die gesonderte Dokumentation der geleisteten Arbeiten überflüssig, gegenüber Inspektoren oder Auftraggebern haben Sie jederzeit alle Nachweise parat. Nur so können viele – gerade kleine – Organisationen oder Verwaltungen die zunehmende Zahl der Regulierungen überhaupt bewältigen.
4. Dritte einfacher einbinden
Im heutigen vernetzten Alltag, in dem Gemeinden immer mehr «outsourcen», wird es immer wichtiger, externe Dienstleister einzubeziehen – seien es Ingenieuren, Baufirmen, Handwerker, IT-Dienstleister oder andere Partner. Sie sparen im Alltag viel Zeit, wenn Sie nicht für jeden Auftrag Daten aus unterschiedlichen Tabellen und Ordnern zusammentragen müssen, sondern einen Report aus Ihrem Instandhaltungstool exportieren können oder einen Zugriff geben, um Aufträge direkt in der Software zu erteilen.
Inventsys erlaubt Ihnen, ohne zusätzliche Kosten, Zugriffsrechte auch an Externe zu vergeben, speziell zugeschnitten, damit diese nur sehen, was sie sehen sollen. Gegenüber Inspektoren oder auch ihren öffentlichen Auftraggebern können Sie ebenso jederzeit dokumentieren, was Sie geleistet haben.
Erfahren Sie persönlich, wie unsere Software Ihnen mobil im Feld oder im Büro am PC hilft, ganz einfach einen richtig guten Job zu machen – und dabei Zeit und Geld zu sparen:
